Je déteste organiser les réunions de mon équipe!

Vous seriez surpris de voir combien de chefs d’équipe et de managers n’aiment pas vraiment les réunions. C’est l’un des défis les plus fréquents auxquels font face nos clients en coaching de leadership. Certaines personnes ont une aversion pour les nombreux aspects de l’expérience de groupe et peuvent se sentir extrêmement inconfortables si elles ont la responsabilité de convoquer et de diriger la réunion.

Si c’est votre cas, rassurez-vous, une réunion n’est pas destinée à être un one-man show! Tout ne doit pas reposer sur vos épaules! Une réunion au travail est une rencontre de plusieurs esprits, un effort de collaboration où la contribution de chacun fera avancer le groupe. Alors, mettez votre chapeau de leader coach, prenez un peu de recul pour une fois, permettez aux autres de faire leur part et détendez-vous!

Faites de l’auto-coaching pour préparer la réunion

Posez-vous ces questions:

• Pourquoi je convoque cette réunion?
• Qu’est-ce que j’espère atteindre?
• Combien de temps faut-il pour chaque point de l’ordre du jour?
• Peut-il être traversé dans le temps que nous avons?
• Quel est le résultat souhaité pour chaque point de l’ordre du jour?
• Qui dois-je inviter?
• Qui n’a pas vraiment besoin d’être là?
• Qui d’autre bénéficiera de cette réunion, et comment?
• Qui d’autre doit être impliqué dans la phase de préparation?
• Quel sera le type de réunion (par exemple, diffusion de l’information, résolution de problèmes, débriefing, recherche de consensus, gestion de projet, team-building)? Essayez de vous en tenir à un ou deux au maximum, cela vous aidera à avoir un objectif clair pour la réunion.
• Comment saurai-je que la réunion en valait la peine?

Assurez-vous de demander à vos membres de l’équipe plus réservés ou introverti qui hésitent à s’exprimer (cela pourrait inclure vous-même!), de préparer au préalable un point précis de l’ordre du jour, afin qu’ils puissent intervenir plus facilement pendant la réunion.

Utilisez une approche de coaching pour gérer la réunion

En tant qu’organisateur de la réunion, vous allez probablement ouvrir la session, définir un cadre et annoncer l’ordre du jour. Vous pouvez décider d’attribuer des rôles à ce stade si vous ne l’avez pas déjà fait (par exemple, qui prendra les notes pour le compte-rendu, qui sera le garant du temps, etc.).

Ensuite, en posant certaines de ces questions, vous pouvez laisser le choix à votre équipe du processus à utiliser durant la réunion , et vous pouvez leur passer le bâton pour la co-création du contenu.

Processus de réunion / méthodologie

• Compte tenu de l’ordre du jour, quel processus pensez-vous serait préférable pour penser et discuter ces éléments (par exemple: brain storm, analyse SWOT, petits groupes, workflow de processus)?
• Qui doit intervenir sur chaque point de l’ordre du jour?
• Comment allons-nous nous assurer que tout le monde a son mot à dire?
• Comment allons-nous nous mettre d’accord pour tenir les temps?

Co-créer le contenu pendant la réunion

• Est-ce que tout le monde est clair sur le but de la réunion?
• Quels sont les résultats idéaux de cette réunion?
• Qui n’a pas encore eu l’occasion de donner son idée?
• Avons-nous examiné toutes les perspectives?
• À quoi n’avons-nous pas encore pensé?
• À quoi ressemblerait cette question du point de vue d’un client (ou de toute autre partie externe)?
• Que signifie le succès dans ce cas?
• À quoi ressemblera-t-il dans cinq ans?
• Quelles questions devrions-nous nous poser pour avancer dans notre réflexion?
• Quelle est la décision la plus sage?

Sur le suivi après la réunion

• Comment allons-nous diffuser les résultats?
• Qui a besoin d’être informé?
• Qui prendra soin du suivi et en rendra compte (pour chaque point de l’ordre du jour)?
• À qui le travail sera-t-il affecté par ces décisions (pour chaque point de l’ordre du jour)?
• Que devons-nous faire avant notre prochaine réunion?

Ce ne sont que quelques exemples de questions qui structurent les conversations et invitent de nouvelles idées pour rendre votre réunion plus efficace. Vous en aurez certainement beaucoup d’autres adaptés spécifiquement à vous et à la situation de votre équipe.

L’idée est que vous abandonniez le sentiment de devoir tout assurer, et que vous laissiez l’intelligence collective du groupe émerger à travers un processus de questionnement ciblé et méthodique. Cela ouvre un espace pour le dialogue, la co-création et l’autonomisation des membres de votre équipe qui seront très heureux de contribuer et d’avoir leur idée accueillie comme une contribution précieuse au travail d’équipe.

En quoi la posture coach est-elle utile? 

Le coaching est une méthode de conversation guidée par une enquête stratégique qui stimule une réflexion novatrice. Cette conversation peut être entre deux personnes, ou en groupe, ou peut même prendre la forme d’un dialogue interne dans le cas de l’auto-coaching.

En d’autres termes, en posant des questions, vous prenez le temps de réfléchir, et plus précisément, poser des questions – plutôt que de sauter aux conclusions – dévoile de nouvelles perspectives.

Si vous ne posez pas de questions, vous continuerez à avoir les mêmes pensées. Les questions déclenchent de nouvelles pistes d’exploration et fournissent également un moyen de structurer la pensée.

Alors mettez votre chapeau de coach, détendez-vous et commencez à questionner plutôt qu’à dire!

Laissez les autres venir avec leurs idées afin que vous n’ayez pas à vous mettre sous la pression d’être le fournisseur éternel de la solution parfaite en tout temps!

Dites-nous comment vous vous en sortez avec la gestion des réunions, postez un commentaire ou une question dans la case ci-dessous!

NOTRE PROCHAINE FORMATION EN COMPÉTENCES DE COACHING …

© 2018 Saba Imru-Mathieu

Saba est responsable des initiatives de développement organisationnel, de la mise en œuvre de la culture du coaching et des programmes de coaching et d’éducation de Leaders Today. En tant que partenaire fondateur, son travail est axé sur le développement de leaders internationaux, la promotion de la collaboration dans les lieux de travail multiculturels et l’amélioration des compétences de coach au sein des organisations mondiales.